25 mei 2018

Privacyverklaring ComServe Group

Privacyverklaring ComServe Group

‘s-Hertogenbosch, 25 mei 2018

ComServe Group heeft een grote verantwoordelijkheid om zorgvuldig om te gaan met uw persoonsgegevens. Via deze privacyverklaring informeren we u over de volgende onderwerpen:

  1. Bewaartermijn van persoonsgegevens
  2. De manier waarop we gegevens bewaren
  3. Verstrekking gegevens aan derden
  4. Vragen over ons beleid en contact hierover
  5. Wijzigingsbeleid
  1. Bewaartermijn persoonsgegevens

Ons beleid is erop gericht om alleen persoonsgegevens in ons bezit te hebben die noodzakelijk zijn om onze diensten naar behoren uit te voeren. Verder zorgen we ervoor dat we persoonsgegevens zo kort mogelijk in ons bezit hebben en dat ze daarna op een zo veilig mogelijke wijze worden verwijderd.

We maken onderscheid tussen vier soorten activiteiten die elk hun eigen bewaartermijn hebben.

1.1 Bewaartermijn persoonsgegevens m.b.t. service aanvraag van een klant

Nadat de afronding van de serviceaanvraag is de

maximale bewaartermijn die vanaf dit moment van toepassing is, is onderverdeeld in drie categorieën:

  1. Gegevens die maximaal 2 jaar worden bewaard op basis van wettelijke garantie

De onderstaande gegevens zijn noodzakelijk om een toekomstige serviceaanvraag op de juiste manier uit te voeren i.v.m. recht op garantie en garantie op reparatie. Het betreft: – Kopie aankoopbewijs – handtekening voor akkoord/weigering prijsopgave (indien van toepassing) – naam – adres – telefoonnummers – E-mail adressen – productnaam en serienummer

  1. Gegevens die maximaal 3 jaar worden bewaard op basis van wettelijke garantie plus levensduur product

De onderstaande gegevens zijn noodzakelijk om een toekomstige serviceaanvraag op de juiste manier uit te voeren i.v.m. recht op garantie en garantie op reparatie. Het betreft: – Kopie aankoopbewijs – handtekening voor akkoord/weigering prijsopgave (indien van toepassing) – naam – adres – telefoonnummers – E-mail adressen – productnaam en serienummer

  1. Gegevens die maximaal 5 jaar worden bewaard op basis van wettelijke garantie plus levensduur product

De onderstaande gegevens zijn noodzakelijk om een toekomstige serviceaanvraag op de juiste manier uit te voeren i.v.m. recht op garantie en garantie op reparatie. Het betreft: – Kopie aankoopbewijs – handtekening voor akkoord/weigering prijsopgave (indien van toepassing) – naam – adres – telefoonnummers – E-mail adressen – productnaam en serienummer

1.2 Bewaartermijn persoonsgegevens m.b.t. betaling van een factuur

In geval van een betaling of terug storting van een bedrag wordt het bankrekeningnummer bewaard in onze financiële administratie. Bij het op verzoek versturen van een BTW-factuur voor de bijbetaling bij een klein tijdvak, wordt het BTW-nummer ook bewaard.

1.3 Bewaartermijn persoonsgegevens m.b.t. bezoek van onze locatie in ‘s-Hertogenbosch

Deze gegevens worden gebruikt voor het verbeteren van de fysieke beveiliging voor medewerkers en producten. Ook kunnen we voor opdrachtgevers navraag krijgen over vermissingen of beschadigingen en we hiervoor gebruiken we camerabeelden. Camerabeelden worden om deze reden opgeslagen gedurende 3 maanden. In ruimtes waarin dit van toepassing is, wordt dit duidelijk ter plaatse aangegeven. Daarbij hebben alleen enkele, gekwalificeerde medewerkers toegang tot camerabeelden.

  1. De wijze waarop we persoonsgegevens bewaren

Het bewaren van persoonsgegevens voldoet bij ComServe Group aan hoge eisen. We hebben hier, onder ander, de volgende maatregelen voor genomen.

Veilige systemen Periodiek worden onze systemen onderworpen aan een ‘penetratietest’. Ook worden de systemen regelmatig voorzien van de laatste beveiligingsupdates.

Geautoriseerde medewerkers Medewerkers van ComServe Group krijgen alleen op basis van hun functie toegang tot klantgegevens die zij nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak.

Gekwalificeerde medewerkers Medewerkers worden gescreend en uitgebreid opgeleid voordat ze in aanraking komen met persoonsgegevens. Ook worden ze regelmatig bijgepraat over de laatste ontwikkelingen op het gebied van privacybescherming, zoals gewijzigde protocollen hieromtrent.

Geheimhoudingsverklaring Medewerkers in dienst en/of derden die namens ComServe Group in aanraking komen met persoonsgegevens hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en beschikken over een VOG.

  1. Verstrekking persoonsgegevens aan derden

ComServe Group verstrekt geen persoonsgegevens aan derden tenzij we hier wettelijk toe verplicht zijn. Persoonsgegevens worden niet voor commerciële doeleinden gebuikt.

  1. Vragen

Algemene vraag

Heeft u naar aanleiding van deze informatie vragen? Neem dan contact op met ons op.

Inzageverzoek

Wilt u exact weten welke persoonsgegevens we van u in bezit hebben? Dan vragen we u daarvoor een inzageverzoek in te dienen. ComServe Group is gerechtigd hiervoor om

administratiekosten in rekening te brengen en vanzelfsprekend zal ComServe Group u moeten identificeren om zeker te weten dat u bent wie u zegt te zijn.

  1. Wijzigingen van deze privacy verklaring

Tot slot wijzen we u erop dat deze privacyverklaring zonder voorafgaande kennisgeving kan worden gewijzigd. Controleer voor de actuele privacyverklaring daarom altijd onze website: http://www.comservegroup.com.

ComServe Group is:

ComServe Network Netherlands B.V., Ruwekampweg 11, 5222 AT ‘s Hertogenbosch

en

Brand New Service B.V., Lingewei 3, 4004 LK Tiel